第一章? 總則
第1條 為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司各級(jí)、各類(lèi)會(huì)議的組織和管理。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)重要會(huì)議計(jì)劃方案及會(huì)議紀(jì)要的審批。
2.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)會(huì)議計(jì)劃方案的策劃、落實(shí)以及會(huì)議的通知、考勤、紀(jì)律管理、后勤服務(wù)等。
3.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議組織、召開(kāi)、參與、準(zhǔn)備及會(huì)議決定的落實(shí)等。
第二章? 會(huì)議類(lèi)型
第4條 固定會(huì)議。主要指公司級(jí)別的相對(duì)固定的大型綜合會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議等。
會(huì)議名稱(chēng) 召集部門(mén) 會(huì)議周期 參會(huì)人員 議題和活動(dòng)
股東大會(huì) 董事會(huì) 年度
每年4月 股東、董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員；集團(tuán)中高層以上管理人員和各分公司經(jīng)理 審議通過(guò)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告以及財(cái)務(wù)工作報(bào)告
公司年會(huì) 企業(yè)管理
中心 年度
春節(jié)前半個(gè)月左右 分公司主要管理人員，獲獎(jiǎng)人員，部分項(xiàng)目經(jīng)理，總部全員 年度工作報(bào)告、年度表彰、年終聚餐
經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議 經(jīng)營(yíng)管理
中心 半年度
過(guò)年后和6月底 各分公司經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人、部分項(xiàng)目經(jīng)理；集團(tuán)總部各部門(mén)負(fù)責(zé)人 經(jīng)營(yíng)工作總結(jié)及座談
財(cái)務(wù)工作會(huì)議 財(cái)務(wù)管理
中心 半年度
過(guò)年后和6月底 集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)全員
各分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)工作總結(jié)及座談
質(zhì)安工作會(huì)議 工程管理
中心 半年度
過(guò)年后和6月底 集團(tuán)工程部門(mén)全員
各分公司負(fù)責(zé)人 工程質(zhì)量、安全、創(chuàng)優(yōu)的總結(jié)與座談
公司例會(huì) 企業(yè)管理
中心 每周
周一召開(kāi) 公司高管
各部門(mén)負(fù)責(zé)人 上周重大問(wèn)題及部門(mén)計(jì)劃執(zhí)行情況等
第5條 非固定會(huì)議。指各種非固定的專(zhuān)題會(huì)議、接待會(huì)議、研討會(huì)以及其他各種臨時(shí)會(huì)議。包括信息化會(huì)議、接待上級(jí)主管主管部門(mén)與合作單位的會(huì)議，部門(mén)研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。
第6條 會(huì)議的形式。可分為現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議、電話(huà)會(huì)議等。年度、半年度的固定大型會(huì)議，需要現(xiàn)場(chǎng)參與；其他會(huì)議可根據(jù)情況靈活選擇相應(yīng)的會(huì)議形式，但應(yīng)保證一定的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議次數(shù)。
第三章? 會(huì)議計(jì)劃
第7條 制定會(huì)議計(jì)劃方案。按固定、非固定兩類(lèi)會(huì)議，行政管理中心做不同的計(jì)劃方案。
1.固定會(huì)議計(jì)劃：行政管理中心可在每年年末制定第二年的會(huì)議計(jì)劃（不含每周例會(huì)），填寫(xiě)《會(huì)議計(jì)劃表》，并上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，在第二年年初公布計(jì)劃。
2.非固定會(huì)議計(jì)劃：各會(huì)議組織部門(mén)需在每月25號(hào)前向行政管理中心呈報(bào)會(huì)議需求，填寫(xiě)《會(huì)議需求表》，行政管理中心收到會(huì)議需求后，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定月度會(huì)議計(jì)劃，填寫(xiě)《會(huì)議計(jì)劃表》，并將方案上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)協(xié)調(diào)確認(rèn)審批后，行政管理中心負(fù)責(zé)在每月30號(hào)公布下月會(huì)議計(jì)劃安排。
3.每周例會(huì)固定在每周一上午9:00在公司會(huì)議室召開(kāi)，特殊情況需變動(dòng)的，應(yīng)于上周周四發(fā)出下周例會(huì)變動(dòng)計(jì)劃的通知。
第8條 組織實(shí)施。行政管理中心負(fù)責(zé)協(xié)助其他部門(mén)組織會(huì)議，其他部門(mén)負(fù)責(zé)具體的會(huì)議計(jì)劃實(shí)施，組織協(xié)調(diào)人員，主持召開(kāi)會(huì)議。
第9條 計(jì)劃控制。行政管理中心負(fù)責(zé)督促其他各部門(mén)執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃，當(dāng)出現(xiàn)臨時(shí)突發(fā)狀況，行政管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，合理安排，保證會(huì)議的順利召開(kāi)。
第四章? 會(huì)議準(zhǔn)備
第10條 公布會(huì)議通知。會(huì)議通知由責(zé)任部門(mén)提前3天擬定（大型會(huì)議需提前7天），責(zé)任部門(mén)按《會(huì)議通知》模板（附件3）填寫(xiě)好內(nèi)容，通知的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、討論主題、會(huì)議議程等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)給行政管理中心，行政管理中心審核后進(jìn)行公布。
第11條 會(huì)場(chǎng)安排。行政管理中心協(xié)助會(huì)議責(zé)任部門(mén)按照會(huì)議要求，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備，按照《會(huì)議準(zhǔn)備確認(rèn)表》準(zhǔn)備好各類(lèi)物品，責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政管理中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于電話(huà)會(huì)議和視頻會(huì)議，應(yīng)事先請(qǐng)公司系統(tǒng)管理員調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
第12條 會(huì)議室使用。會(huì)議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排，行政管理中心負(fù)責(zé)安排清潔人員打掃會(huì)議室，保持會(huì)議室的干凈、整潔。臨時(shí)需用會(huì)議室的部門(mén)及人員要通知行政管理中心，行政信心中心進(jìn)行登記，并準(zhǔn)備相關(guān)物品，安排會(huì)后打掃。
第13條 參會(huì)人員、場(chǎng)地、住宿、用餐等事項(xiàng)確認(rèn)。責(zé)任部門(mén)在會(huì)議通知發(fā)出以后在開(kāi)會(huì)之前，必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、參會(huì)人員的確認(rèn)工作。
第14條 參會(huì)人員預(yù)備工作。
1.參會(huì)人員需按會(huì)議通知要求準(zhǔn)備會(huì)議材料。材料內(nèi)容包括上次會(huì)議決議的實(shí)施情況、上一階段主要工作、下一步工作計(jì)劃、擬提交討論的議案等。
2.參會(huì)人員如有重要材料容匯報(bào)，應(yīng)提前至少一天發(fā)送給其他參會(huì)人員。
3.不允許提出對(duì)于本次會(huì)議未準(zhǔn)備討論的議題或本部門(mén)內(nèi)部協(xié)調(diào)即可解決的問(wèn)題。
第五章? 會(huì)議召開(kāi)
第15條 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。
1.準(zhǔn)時(shí)出席，不遲到、早退、缺席；
2.會(huì)議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動(dòng)位置，確需接聽(tīng)時(shí)，應(yīng)到會(huì)議室外，切勿影響會(huì)議的正常進(jìn)行。
3.會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡；
4.與會(huì)人員不準(zhǔn)做與會(huì)議無(wú)關(guān)的雜事，不得在會(huì)場(chǎng)上隨意走動(dòng)。
5.不泄露會(huì)議機(jī)密，妥善保管會(huì)議材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)議內(nèi)容。
第16條 簽到。與會(huì)人員在《會(huì)議簽到表》上簽到，會(huì)議記錄人員或會(huì)議組織部門(mén)指定專(zhuān)人對(duì)簽到進(jìn)行確認(rèn)。
第17條 會(huì)議議程原則。會(huì)議組織者要明確會(huì)議議程原則，并向會(huì)議主持人和記錄人等轉(zhuǎn)達(dá)議程原則，以確保會(huì)議的有效進(jìn)行。
1.會(huì)議主持。會(huì)議由主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，完成會(huì)議的各項(xiàng)議程。
2.會(huì)議記錄。組織者指定專(zhuān)人做會(huì)議記錄，會(huì)議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準(zhǔn)確。重要會(huì)議應(yīng)安排拍照，供公司新聞稿用。
3.時(shí)間控制。主持人按照會(huì)議議程控制會(huì)議時(shí)間，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒，經(jīng)主持人提議可以適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。
4.主題明確。會(huì)議圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言、討論，主持人要確保主題明確，對(duì)跑題、偏題的發(fā)言要及時(shí)指出，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒。
5.形成決議。會(huì)議最后要形成決議或結(jié)果，由主持人確認(rèn)。
6.會(huì)議結(jié)題。主持人在會(huì)議最后做出總結(jié)，宣布會(huì)議決議或結(jié)果。
第六章? 會(huì)后落實(shí)
第18條 會(huì)議材料的整理與存檔。
1.會(huì)議材料搜集、匯總。在會(huì)后1天內(nèi)，會(huì)議發(fā)言人應(yīng)將本人會(huì)議上所用書(shū)面材料的電子稿提交會(huì)議記錄員和行政管理中心。
2.會(huì)議紀(jì)要整理、發(fā)布。在會(huì)后2天內(nèi)，會(huì)議記錄員整理好會(huì)議紀(jì)要，提交給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負(fù)責(zé)發(fā)送給相關(guān)部門(mén)。
3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員，對(duì)會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸類(lèi)存檔，作為公司的知識(shí)資源。
第19條 決議落實(shí)。會(huì)議上形成的決議由相關(guān)主管部門(mén)負(fù)責(zé)督辦、落實(shí)，決議的完成情況由監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查，并計(jì)入部門(mén)考核。
第20條 會(huì)議統(tǒng)計(jì)。行政管理中心每月3號(hào)之前匯總上月會(huì)議情況形成《每月會(huì)議完成報(bào)表》，內(nèi)容包括會(huì)議計(jì)劃與執(zhí)行、會(huì)議考勤、紀(jì)律、會(huì)議決議等；及時(shí)收集會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度，并適時(shí)公布。
第七章? 會(huì)議總結(jié)
第21條 會(huì)議管理總結(jié)。行政管理中心每個(gè)月對(duì)會(huì)議管理的實(shí)際情況做出總結(jié)，包括執(zhí)行情況、問(wèn)題、建議等，并根據(jù)會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善會(huì)議管理辦法和流程。
第22條 會(huì)議運(yùn)行總結(jié)。各部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議的有效性進(jìn)行總結(jié)，提出意見(jiàn)和建議，組織專(zhuān)題會(huì)議研討會(huì)議召開(kāi)的頻次與方式、會(huì)后實(shí)施與監(jiān)督辦法，不斷改進(jìn)會(huì)議效率、質(zhì)量。
第23條 會(huì)議中，各部門(mén)應(yīng)對(duì)上一個(gè)周期會(huì)議上提出各項(xiàng)問(wèn)題的解決情況進(jìn)行反饋，有結(jié)果的反饋結(jié)果，沒(méi)有結(jié)果的則反饋具體解決到哪一步，預(yù)計(jì)還有多少時(shí)間能完成，明確時(shí)間和主要推進(jìn)步驟。
第八章? 附則
第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件：（1）會(huì)議計(jì)劃表；（2）會(huì)議需求表；（3）會(huì)議通知；（4）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備確認(rèn)表；（5）會(huì)議簽到表；（6）每月會(huì)議完成報(bào)表。
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